―Smooth Fileプライバシーフィルタ機能のご紹介―
本記事では、電話番号・住所・クレジットカード番号といった機密情報を含んだファイルの誤送信対策として、Smooth Fileの機能であるプライバシーフィルタ機能をご紹介します。

目次

1. プライバシーフィルタ機能とは
2. プライバシーフィルタ機能の設定手順
3. プライバシーフィルタ機能の補足事項
4. まとめ

1. プライバシーフィルタ機能とは

上長承認による二重チェック等を行い、転送ファイルの安全性を厳重に確認している場合でも、ヒューマンエラーによって、個人情報を含んだファイルを誤って送信してしまうインシデントが昨今で見られます。

弊社製品のSmooth Fileではファイル内に含まれる個人情報を検出することによって、個人情報ファイルの流出を防止するプライバシーフィルタ機能がございます。

※当機能は標準オプションでございますが、有効化した際にシステムの負荷が上昇するため、有効化をご希望の場合につきましては必要スペックを有しているかなどの確認のために弊社営業担当までご相談ください。

2. プライバシーフィルタ機能の設定手順

プライバシーフィルタ機能の設定手順につきましては、下記をご参考にして頂けますと幸いです。

１．「システム設定」の「ファイル転送　ポリシー」をクリックします
２．上部タブの「新規ポリシー登録」をクリックします
３．「処理」で本ポリシーが適用された際の挙動を設定します
４．「判定条件」で本ポリシーが適用されるための条件を選択します
５．「チェック内容」で判定項目の設定を行います
６．各項目設定完了後、管理画面下部の「登録」をクリックします
７．ポリシーを複数登録している場合は、判定順序を適宜設定します

詳細につきましては、管理者マニュアルより「90. プライバシーフィルタ機能」をご参考にして頂けますと幸いです。
（※章番号はバージョンによって異なります。）

画像：メール本文あるいはファイル内に電話番号が５件またはクレジットカード番号が１件含まれている場合のポリシー設定

3. プライバシーフィルタ機能の補足事項

当機能はSmooth Fileのファイル共有機能並びにSmooth FileとMail Defender誤送信防止アプリ連携でもご利用いただくことが可能でございます。
また、弊社製品のSmooth Fileネットワーク分離モデルでも、当機能を実装しております。

※プライバシーフィルタ機能の対応拡張子は以下となります。
.doc .xls .ppt .docx .xlsx .pptx .docm .xlsm .pptm .html .htm .sgml .xml .rtf .pdf .txt .log .csv .zip

4. まとめ

昨今発生している個人情報の流出は流出された側だけでなく流出を行ってしまった側でも大きな損害が発生致します。

当機能でより安全なメールのやりとりを実現し、個人情報の流出というセキュリティリスクに対する懸念を払拭し、安心・安全な情報のやりとりを実現していただけますと幸いです。

ぜひ以下の資料をダウンロードして、詳細な機能をご確認ください。